「業務を効率化したい」というご相談は多いのですが、いきなり「基幹システムを作りましょう」と なることはほとんどありません。大きく作るほど、費用も、失敗したときの痛手も大きくなるからです。 中小企業や個人事業の場合、まず小さく始めて、効果を確かめながら広げていくのが現実的です。 この記事では、その「最初の1つ」をどう選ぶかを説明します。

ステップ1：手作業を書き出す

まず、毎週・毎月くり返している手作業を、思いつくままに書き出します。粒度は粗くて構いません。

  • 問い合わせメールを見て、Excelに転記する
  • 請求書をテンプレートから作って送る
  • 複数のシートを見比べて、在庫や予約の状況を確認する
  • 毎週◯曜日に、売上をまとめて報告する
  • 申込フォームの内容を、別のシステムに入力し直す

ステップ2：2つの軸で点数をつける

書き出したそれぞれに、次の2軸で1〜3点をつけます。

効果：自動化すると、どれくらい時間・ミスが減るか（回数 × 1回あたりの手間）

着手しやすさ：ルールが決まっているか、扱うデータがそろっているか、例外が少ないか

「毎日やっていて、ルールがはっきりしている作業」は、両方とも高得点になります。 逆に「たまにしか発生しないが、そのたびに判断が要る作業」は、自動化してもコストに見合いません。

ステップ3：右上から着手する

効果が高く、着手もしやすいものが「最初の1つ」です。多くの場合、次のどれかになります。

作業よくある解決策目安
問い合わせの記録・通知フォーム → スプレッドシート → メール通知（GAS）5万円〜
定型書類の作成・送付明細シート → PDF自動生成 → 送信（GAS）5〜10万円
データの突き合わせ・集計集計・チェック用のツール（GAS または簡易システム）5〜15万円
申込内容の一元管理入力・検索できる小さな業務システム15万円〜

やってはいけないこと

  • 最初から全部つなげようとする。 1つ動かして効果を確かめてから広げます。
  • 例外処理を全部作り込む。 8割を自動化し、残りは人が対応、で十分なことが多いです。
  • 現場に使い方を渡さないまま納品する。 手順書と、簡単な設定変更の方法はセットです。

迷ったら、棚卸しだけでも

「どれから手をつけるべきか分からない」段階のご相談も歓迎しています。 ITコンサルティングでは、業務の流れを一緒に書き出して、 効果と着手しやすさで並べ替えるところまでをお手伝いします。開発に進まない結論になっても構いません。